不懂这样汇报工作，你就白努力了

作者：程江波，加拿大联邦投资集团合伙人，曾任高翎资本副总裁、IBM中国区总经理。

本文摘编自《高效工作：职场新人蜕变的13堂课》，人民邮电出版社出版。

很多职场人士都有一个误区，把向上级汇报工作当成一种负担，能逃避就逃避。很多员工甚至想尽一切方法避免和上级接触，他们认为，少见就少被批评，就少些被发现错误的机会。

在多年的管理工作中，我发现年轻人在这方面的误区最深。他们担心自己的工作资历尚浅，尽量不找上级，不让上级觉得自己是一个“麻烦”的人。

当我管理的团队人数超过100人甚至超过1000人的时候，我发现有上述误区的年轻员工很吃亏。年终绩效评估的时候，我对那些从来没主动向我汇报的人都非常陌生，即便我不会马上给他们一个差评，但肯定也很难给予好评甚至给予职务晋升。

初入职场，如果你能够坚持每周五花20分钟写一份汇报周报并发送给上级，无疑是一个非常聪明的做法。无论你的上级是否积极回复你，你的收获都会非常大。想一想，其中的原因是什么呢？

第一，及时汇报能确保你的方向正确。

沟通非常容易产生偏差和理解错误，要保持你和你的上级所说的公司管理层的目标一致，你必须及时汇报工作计划及成果。这样，万一你偏离正确方向，上级能及时帮你纠正。

第二，汇报能帮助你获得管理层的支持。

上级之所以是上级，一定有其过人之处。上级通常都具备更丰富的工作经验、更出色的协调团队以及激励团队的能力，并且公司在赋予上级管理角色时，通常会给他们提供更多的培训和社交机会，让他们能够通过利用更大范围内的资源，来解决部门和下属的问题。

我的项目在遇到重大问题的时候，由于我汇报及时，上级会立即邀请公司其他相关部门的专家一起协商解决。这种跨部门协同解决难题的能力，当时的我是没有的，而且限于职业范围狭小，我自己很难想到用这种方式解决问题。

上级其实不仅是我们的支持者，更是我们的保护者，他们的目标就是要帮我们第一时间解决问题，让我们的工作更有成果。

第三，汇报使你获得上级的持续关注。

在公司中，“打扰”上级远比“沉默”要好。如果你不主动和上级汇报工作，不主动向他们寻求解决问题的方法，他们可能会对你的印象非常少而且模糊，那么在委派重要任务或者有晋升机会的时候，他们就很难回忆起你的任何业绩。

而且，人往往会对“自己帮助过的”的人产生好感，因为受助者的进步也代表着自己的成就。因此，你大可不必担心求助于上级会让他们失望，相反，他们会更加关注你的进步，更想让你取得进步。

我之前曾管理过一个人数很多的团队，最多时达到了上千人。这上千人中，能给我留下较深印象的人，通常都是那些经常“打扰”我的人：要么请我去帮助他说服客户；要么请我帮助协调一次国际合作；要么遇到了棘手的工作问题，有时甚至就家庭问题寻求我的帮助。

我渐渐发现，麻烦我的人通常都是固定的一些人，他们在我加入公司前就有非常好的业绩表现，是公司里的核心骨干，而且我对这些“找麻烦”的下属印象都非常好，因为我感受到他们的信任，他们渴望和我一起解决部门的问题，我感觉能帮助他们是我的职责所在，是我的骄傲。尤其是那些曾经跟我讨论起家庭问题的人，我们大多还一直保持着很好的联络，成了一生的朋友。

每周写汇报多则需要花20分钟，少则只需要花10分钟，但它能确保你和上级方向一致，确保你在做关键要务，那么你的工作效率和成果自然就会得到保障。

在总结汇报中，你只需要列出几项跟KPI最相关的任务就可以，一些很小的事情（例如帮同事取快递），就不用出现在这样的汇报中。下图是一位从事医疗投资数据研究的员工的周报。

这份周报具备很多优点。

第一，周报里写了三件事，既不多也不少。与将十多件与KPI不相关的鸡毛蒜皮的小事全列进去的冗长报告相比，这份报告重点分明，很容易阅读，节约了写报告的人和读报告的人的时间。

第二，这份报告里写了具体完成的事情。“上海三级甲等医院”这样的具体说明就比“完成了上海数据调研”要好得多。

好心肠的上级还会为你出谋划策，教你如何解决可能出现的问题。有了他们的指导，你的工作会进行得更加顺畅与高效。

我们可以采取下面的方法制订一周工作计划：

  1. 制定1分钟目标

拿出一张A4纸，用大约1分钟的时间把每个目标单独写下来，每个目标都要包括目标内容、衡量标准和完成期限这三部分内容，以使无论上级还是员工都能在1分钟内读完它。对于建立职场信任而言，3~5个目标就足够了。

  2. 坚持执行

每天离开公司前，快速检查自己的目标与执行状况，并且用笔备注执行状态，比如“周一，进度正常”。每天都停下来看看自己在做什么，是否与目标一致。若不一致，就立即调整自己的工作。

  3. 及时修正

无论何时，无论什么原因，当你发现计划需要修正时，应该立即停下手头的工作进行计划调整，并且把修正后的计划发送给上级和相关团队成员进行审阅，确保修正后的计划方向正确。因为在一份错误的计划上花的时间越多，耽误的工夫就越多！

  4. 及时沟通

每天都和上级及相关团队成员快速地沟通你的计划执行状态，不一定是当面沟通，也不必在邮件里长篇大论，可在微信里简单告知“我这进度一切正常”。

对于上级和团队成员而言，这个行为包含了非常重要的信息，他们可以借此了解你的工作进度，这就是你提供最佳工作信任的方式。遇到问题，比如项目延迟或难题无法解决时，立即告诉他们你需要帮助，他们才会第一时间站出来帮助你解决难题。

  5. 按时总结

30分钟通常是当面汇报的最佳时长，也是上级通常不会拒绝的时长。每周可以主动约上级进行30分钟的1对1工作会谈。这30分钟内，你的汇报内容最好控制在15分钟内，剩下的15分钟留给上级反馈和指正你的工作。

这15分钟的内容汇报，你可以分成两个部分：过去一周你完成了什么关键工作；下一周你计划完成哪些工作。无论是已经完成的，还是未来计划的，对于职场新人，分别细说三项具体内容就足够了。

当然，实际工作内容一定会超过三项，但我建议你把汇报的数量精简在三项以内。这三项具体内容就是对应你的KPI的关键要务。

面对面沟通是效率最高的沟通方式，而且面对面交流能够拉近你和上级之间的距离。所以，一定不要忘记定期约见上级，向他当面汇报你的工作。

日本畅销书作家大石哲之在他的畅销书《靠谱》中介绍了一个非常有效的沟通方法——PREP，它简洁易懂，我强烈推荐你用这个逻辑进行工作汇报。

PREP是四个单词的英文缩写，P代表Point（观点），R代表Reason（原因），E代表Example（案例），最后一个是Point（观点）。依照这四个单词的顺序，就能理解这个汇报方式的逻辑，即在汇报或公开表明观点时，你需要先简明扼要地提出你的结论性观点，然后用数据化内容说明支持这个观点的原因，再用一个例子帮助对方理解，最后再重复一遍你的核心观点，总结陈词，从而实现一次完整的表达。

下面，我们具体了解如何使用PREP。

  1. 提出结论性观点

提出观点是沟通的黄金原则。我们之所以讨论，根本上都是因为要解决一个具体的问题或者要完成一件具体的事情。所以，你在说话时应该围绕一个明确的观点，这种观点最终指向某种行动和解决方案。那么你的观点究竟是什么，就变得非常重要。

即使你觉得观点不成熟，或者暂时思维混乱，不便用语言表达，你也要逼迫自己提炼出一个明确的观点和结论，而不是重复一堆没有重点的话，浪费时间。这个过程需要刻意练习。

  2. 用数据作为强有力的依据

用数据作为依据，是为了避免主观。数据能很好地展现事物之间的关系，非常精准地表示某件事情完成的程度，让处在不同位置的人找到统一的衡量标准，从而更好地达成协作。

虽然数据在阐述中有很多优势，但也要避免错误地使用数据或一味地堆砌无关数据。如果你决定采用数据说明法，尽量把一切都数据化，能转化成数字表达的东西就不要再用形容词或副词描述，这会让你的表述风格统一、逻辑明确、充满力量。

数据说明这种方式比较适合初入职场、口才不好的新人，不但可以显示其有理有据、逻辑思维能力强等优点，还能弥补其口才不好的短板。

  3. 用案例强化印象

如果在陈述中仅使用数据，听起来实在枯燥。好的陈述者，往往会选用一个经典的案例，把观点形象化，增加听众的理解和记忆程度。

例如，一位同事跟我讲述某个商品存在设计缺陷，他引用了某位使用者在浴室差点摔倒的经历来佐证自己的观点。后来每当我在家里洗澡时，都会回想起这位同事的改进意见，不得不说，他的这个故事让我牢牢记住了他的观点。

其实，研究也表明，在人类所有表达方式里，我们对故事的接受度最高。同样，选择一个贴合的故事，你的结论就有了质化（故事）和量化（数据）的双重支持，陈述也会变得更加饱满、立体。

  4. 最后重申结论

从一开始说出结论，到说完你所有的数据和案例，已经过了一段时间。这时重申一遍结论，可以让听众分散的思维重新聚焦，回到你们讨论的核心问题。这时，你的表达可以更加简明扼要、掷地有声。

以上就是PREP原则包含的4个关键步骤，这些步骤均可以通过刻意练习获得并熟练应用。下次再向上级汇报工作的时候，试试这个方法吧！

当然，也不是所有的汇报工作都要完全遵循这4个步骤。在一些汇报中，只需要开始时明确观点，再辅以必要的数据支撑就够了，重要的是观点明确、论证有力。

其实在日常汇报中也可以采用这样的思路，只是，当你在汇报中描述了你完成的工作以及未来的工作计划后，加入的不再是解决麻烦的办法，而是你的独立思考。这种独立思考通常围绕问题是否存在更优解。

在这个过程中，你提出的观点并不是最重要的。重要的是，你展现给上级自己多角度思考的能力，甚至在一些问题上开始创新、突破的能力，这无疑会大幅提升你的工作价值！

经常提出更好的方法，无论最后的结果是成功还是失败，这种创新的思想无疑会大大加深管理层对你的印象。所有人都欣赏有独立思考能力的人。

同样一份工作，有些人只知道机械地完成；而有些人，在做的过程中会思考为什么要做，怎样能做得更好，如何避免同样的失误等。正是这些有意识的思考定义了卓越与平庸的差别。

- End -

 

| 好书快看

高效工作：

职场新人蜕变的13堂课

 

程江波 著

人民邮电出版社

 

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